Tips & tricks

Hybride werken en de terugkeer naar kantoor

In tijden van hybride werken en terugkeer naar kantoor na een lange tijd van verplicht telewerken, komen er veel strategische vragen de kop opsteken, maar zijn de praktische vragen nog steeds de meest uitdagende.

In tijden van hybride werken en terugkeer naar kantoor na een lange tijd van verplicht telewerken, komen er veel strategische vragen de kop opsteken, maar zijn de praktische vragen nog steeds de meest uitdagende.

Uitdagingen

Strategisch gaat men nadenken hoe het leiderschap van op afstand zal gebeuren, hoe het HR beleid zal wijzigen, hoe teams zullen samenwerken in hybride omgevingen, wat te doen met de vele ruimtes en bijhorende facility kosten, …

De praktische en operationele uitdagingen zijn echter nog van een grotere orde;

  • Welke vergoeding voor telewerk en in welke policy?
  • Hoeveel dagen per week al dan niet verplicht op kantoor?
  • Hoe zullen we in de gaten houden dat er niet te veel mensen tegelijk op kantoor zijn?
  • Wat met de verwarmingskosten en airconditioning als we maar een bezetting hebben van 50%
  • Wat met parkeerkosten?
  • Wat met terugbetaling van andere onkosten?

Facilities en de kosten die gepaard gaan met gebouwen en kantoorruimtes, hebben nog nooit zo hoog op de agenda gestaan als vandaag. Het is een algemene tendens dat bedrijven het aantal beschikbare vierkante meters verminderen omwille van de vaste kosten die ermee gepaard gaan en de geanticipeerde onderbenutting ervan. Als we er kostprijsberekeningen van de kantoorruimte per FTE er bijnemen is dit een zeer logische redenering.

Een werkplek voor een voltijds equivalent kost gemiddeld € 11.759 per jaar. Deze kost slaat op een totaalpakket van onder meer huur, verzekeringen, groenvoorziening, technisch onderhoud, schoonmaakploeg, afvalkosten en catering. Van deze kosten gaat 58 %- ofwel gemiddeld € 6820 per werknemer per jaar – naar ruimte en infrastructuur. Als we deze kost delen door een 220-tal presteerbare dagen per jaar voor een voltijdse werknemer, dan hebben we een gemiddelde kost per dag van gemiddeld € 53 per jaar. 

In de toekomst van werk komt een hybride werknemer echter geen 220 dagen naar kantoor, maar slechts 40% van zijn tijd. De kost daarentegen blijft wel gelijk. Dat betekent dat de kost van €11.759 per jaar niet over 220 dagen wordt uitgespreid maar over 88 presteerbare dagen op kantoor. Dat zorgt voor een gemiddelde kost per dag van € 134 voor een voltijds equivalent.

De redenering gaat dus 2 richtingen uit:

  • Of we brengen iedereen terug naar kantoor om deze kosten te rechtvaardigen,
  • Of we laten mensen hybride werken en er worden beslissingen genomen over de vaste kosten van de organisatie.

Deskalot als oplossing

Deskalot is het platform voor flexibele werkplekken, maar beantwoordt in dit opzicht ook aan de uitdagingen van variabele kostenstructuren en brengt nog veel meer voordelen met zich mee. Als we ons cijfervoorbeeld nemen dan hebben we iemand die 3 dagen van thuis werkt en 2 dagen per week een ruimte huurt via Deskalot in de locatie waar hij wil voor gemiddeld € 50 per dag al dan niet met een vergaderzaal voor een fysieke meeting.

Bovenop de kost van de werkplek is er nog een onkostenvergoeding te betalen van € 120 per maand, wat neerkomt op € 1.440 per jaar aan netto-onkostenvergoeding voor het gebruik van het thuiskantoor.

Als je deze variabele kostenstructuur hanteert kom je in bovenstaand scenario op een kost van € 5.840 per jaar ipv € 11.759. Een kostenbesparing van maar liefst 50%.

Deze kostenbesparing zet zich nog verder als we de besparing op de brandstofkosten erbij nemen. De brandstofkost van een firmawagen bedraagt gemiddeld € 1.657 per jaar per FTE. Als we deze verminderen met 50% (2 dagen per week naar een lokaal kantoor, maar nu met de wagen waar ze vroeger misschien een combinatie met andere vervoersmiddelen maakten), dan daalt deze kost naar € 828,50 per jaar. Wat de kostenbesparing van kantoorruimte en brandstof doet oplopen tot € 6.747,50 per jaar per voltijds equivalent!

Daarenboven houden we nog geen rekening met het feit dat bij Deskalot de ruimtes

  • Flexibel en aanpasbaar zijn op basis van je persoonlijke nood,
  • Gehuurd kunnen worden voor korte termijn,
  • Overal in het land aanwezig zijn, dus dat je zelf heel moeilijk een gelijkaardig netwerk zou kunnen bezitten.

Deskalot maakt niet alleen de werknemers en kosten variabel en flexibel, maar ook de organisatie. Deskalot biedt namelijk de mogelijkheid om de kantoorruimte aan te passen aan de behoeften van de organisatie en groeit of krimpt mee aan een snelheid dat je zelf bepaalt.

Deskalot behartigt de filosofie van het hybride werken, maar is ook een praktische oplossing voor de operationele uitdagingen waar een organisatie tegenaan loopt.

Leer nieuwe dingen

Schrijf je in op onze newsletter en ontvang gratis tips & tricks over flexibele werkplekken.